شیرپونت چیست ؟ مایکروسافت شیرپوینت پلتفرمی است که به کاربران اجازه میدهد تا اسناد، دادهها و اطلاعات سازمانی خود را مدیریت و سفارشیسازی کنند. Sharepoint یک بستر نرمافزاری تحت وب است که توسط شرکت مایکروسافت توسعه یافته. شیرپوینت از دیگر ساختههای کمپانی آفیس است و با مجموعه آفیس مایکروسافت یکپارچه است و به عنوان یک درگاه اطلاعاتی سازمانی عمل میکند. اولین نسخه شیرپوینت در سال 2001 منتشر شد که بیشتر برای مدیریت محتوا و اسناد استفاده میشد اما در سال 2013 نسخهای از شیرپوینت با یکپارچگی با Yammer ارائه شد که امکان استفاده از شبکه اجتماعی درون سازمانی را فراهم کرد. و در طی سالهای اخیر نسخههای جدیدتر شیرپوینت با قابلیتها و امکانات بیشتری عرضه شده است.
این پلتفرم توسط بسیاری از سازمانهای بزرگ در سراسر جهان استفاده میشود و به عنوان یکی از ابزارهای کلیدی در مدیریت اطلاعات سازمانی شناخته میشود. اگر در پی یادگیری ماکروسافت شیرپوینت میباشید باید بدانید که در مجموعه هنرمعاصر پلتفرم تخصصی به شما آموزش داده میشود. هنرمعاصر، آموزشگاه کامپیوتر در شهریار میباشد و یکی از بهترین خدمات آموزش کامپیوتر را به شما عزیزان ارائه مینماید.
پس از پاسخ به سوال شیرپوینت چیست به کاربردهای بینظیر این نرم افزار میرسیم.کاربردهای متنوع Microsoft Sharepoint آن را به یک پلتفرم جامع و قدرتمند در سازمانها و شرکتها تبدیل کردهاست. بهتر است بدانید مدیریت محتوا و مستندات شیرپوینت به کاربران اجازه میدهد تا اسناد و فایلهای خود را به صورت سازمانیافته ذخیره و مدیریت کنند. این پلتفرم امکاناتی مانند نسخهبندی، جستجوی پیشرفته، و تعیین مجوزهای دسترسی را فراهم میکند. برای همکاری تیمی در شیرپوینت ابزارهای متعددی وجود دارد که کاربران میتوانند سایتهای تیمی ایجاد کنند، فایلها را به اشتراک بگذارند، و به صورت همزمان روی اسناد کار کنند.
همچنین، امکان برگزاری جلسات آنلاین و نظردهی نیز وجود دارد. Sharepoint دارای اتوماسیونهای تخصصی کاری است که به کاربران اجازه میدهد تا فرآیندهای کاری خود را خودکار کنند، وظایف را تخصیص دهند و پیشرفت کارها را پیگیری کنند. شیرپوینت به کاربران امکان میدهد تا پورتالهای سازمانی ایجاد کنند که شامل اخبار، اطلاعیهها، برنامهها و سرویسهای داخلی و خارجی است. این پورتالها به بهبود ارتباطات داخلی و دسترسی به اطلاعات کمک میکنند.
شیرپوینت به علت دارا بودن قابلیتهای امنیتی پیشرفته، یک پلتفرم قابل اطمینال است و به کاربران اجازه میدهد تا سطوح دسترسی و مجوزها را تنظیم کنند. این ویژگیها به حفاظت از اطلاعات حساس و منابع سازمانی کمک میکنند. همچنین یکپارچگی ماکروسافت شیرپوینت با سایر ابزارهای مایکروسافت به کاربران اجازه میدهد تا از امکانات و قابلیتهای متنوع این ابزارها به صورت یکپارچه استفاده کنند.
ماکروسافت Sharepoint برای مدیریت پروژهها نیز ابزارهای متعددی ارائه میدهد و کاربران میتوانند پروژهها را برنامهریزی کنند، وظایف را تخصیص دهند و پیشرفت پروژهها را پیگیری کنند. قابل ذکر است شیرپوینت امکاناتی برای تحلیل دادهها و ایجاد گزارشهای مختلف فراهم میکند که به کاربران کمک میکند تا تصمیمات بهتری بر اساس دادههای موجود بگیرند.
در شیرپوینت اصطلاحی وجود دارد بهنام سفارشیسازی و به کاربر این امکان را میدهد تا محیط کاری خود را بر اساس نیازهای خاص سازمان یا تیم خود تنظیم کنند. روشهای گوناگونی برای سفارسی سازی در Sharepoint وجود دارد که در ادامه مهمترین آنها را به شما توضیح خواهیم داد.
روش اول: شما میتوانید سایتهای مختلفی برای تیمها، پروژهها یا بخشهای مختلف سازمان ایجاد کنید. هر سایت میتواند دارای صفحات، کتابخانههای اسناد، لیستها و برنامههای کاربردی خاص خود باشد.
روش دوم: کاربران با استفاده از تمها و طراحیهای مختلف میتوانند ظاهر سایتهای شیرپوینت خود را با تغییر دهند. این شامل تغییر رنگها، فونتها و طرحبندی صفحات و غیره است.
روش سوم: یکی از راههای دیگر برای ایجاد محیط سفارشی در شیر پوینت استفاده از لیستها و کتابخانهها است که از ابزارهای اصلی برای ذخیره و مدیریت اطلاعات در شیرپوینت بشمار میروند. کاربران میتوانند ستونهای سفارشی اضافه کنند، نماهای مختلف ایجاد کنند و قوانین اعتبارسنجی دادهها را تنظیم کنند.
روش چهارم: روش دیگر استفاده از وبپارتها میباشد. وبپارتها اجزای قابل تنظیمی هستند که به صفحات شیرپوینت اضافه میشوند. این اجزا میتوانند شامل تقویمها، نمودارها، فرمها، ویدیوها و بسیاری موارد دیگر باشند.
روش پنجم: ابزارهایی مانند PowerApps یا InfoPath، در شیرپوینت وجود دارد که امکان ایجاد فرمهای سفارشی برای جمعآوری و مدیریت دادهها را فراهم مینمایند. این فرمها میتوانند به لیستها و کتابخانههای شیرپوینت متصل شوند.
روش ششم: کاربر با ایجاد Workflows یا جریانهای کاری این امکان را دارد تا فرآیندهای تجاری خود را خودکار کند. این جریانها میتوانند شامل تاییدیهها، اعلانها و بهروزرسانیهای خودکار باشند.
روش هفتم: ایجاد برنامههای کاربردی سفارشی با استفاده از SharePoint Framework (SPFx). این برنامهها میتوانند با استفاده از HTML، CSS و JavaScript توسعه داده شوند.
روش هشتم: در شیرپوینت میتوانید دسترسیها و مجوزهای مختلفی برای کاربران و گروهها تنظیم کنید تا مطمئن شوید که هر کس فقط به اطلاعاتی که نیاز دارد دسترسی دارد.
روش نهم: با استفاده از Power Automat، میتوانید جریانهای کاری پیچیدهتری ایجاد کنید که بین شیرپوینت و سایر سرویسهای مایکروسافت ۳۶۵ و حتی سرویسهای خارجی ارتباط برقرار کنند.
روش دهم: یکپارچهسازی شیرپوینت با سایر ابزارهای مایکروسافت مانند Teams،OneDrive و Outlook یکپارچه شود تا تجربه کاربری بهتری فراهم کند.این روشها به شما کمک میکنند تا شیرپوینت را به یک ابزار قدرتمند و متناسب با نیازهای خاص سازمان خود تبدیل کنید.
مانند هر نرمافزاری شیروپونت نیز مسیر طولانی را طی کرده تا به پلتفرم تخصصی که امروز هست تبدیل شود. مایکروسافت شیرپوینت در طول سالها نسخههای مختلفی را ارائه داده است که هر کدام با بهبودها و قابلیتهای جدیدی همراه بودهاند. در سال 2007 اولین نسخه Sharepoint که به طور گسترده مورد استفاده قرار گرفت و امکانات پایهای مدیریت محتوا و همکاری را فراهم میکرد، منتشر شد.
شیرپوینت در سال 2010 با بهبودهای قابل توجه در رابط کاربری و امکانات جدید مانند سرویسهای اجتماعی و بهبودهای جستجو روبرو بود. نسخه جدید ماکروسافت شیرپوینت در سال 2013 با تمرکز بر تجربه کاربری بهتر و یکپارچگی بیشتر با سایر ابزارهای مایکروسافت، ارائه شد. همچنین در سال 2016 شیرپوینت با بهبودهای امنیتی و عملکردی و امکانات جدید برای مدیریت بهتر اسناد و همکاری تیمی، همراه بود. آخرین نسخه سرور ماکروسافت Sharepoint که با امکانات جدید و بهبودهای بیشتر در دسترس است در سال 2019 منتشر شد.
شیرپوینت دارای نسخه آنلاین نیز میباشد. نسخه ابری شیرپوینت که بخشی از مجموعه آفیس ۳۶۵ است و امکانات گستردهای برای همکاری و مدیریت محتوا در فضای ابری فراهم میکند. از نسخههای دیگرشیرپوینت میتوان به شیرپونت فاندیشن (SharePoint Foundation) نسخه رایگان و پایهای شیرپوینت که امکانات ابتدایی مدیریت سایتها و اسناد را فراهم مینماید و شیرپوینت سرور (SharePoint Server) نسخهای که بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب میشود و امکانات پیشرفتهتری نسبت به نسخه فاندیشن دارد، اشاره کرد.
هرپلتفرمی ازجمله پلتفرم قدرتمندی مانند Microsoft شیرپوینت مزایا و معایب خاص خود را دارد و در ادامه به بررسی کامل این مزایا و معایب میپردازم.
اولین و کاربردیترین مزایای شیرپوینت فراهم کردن ابزارهای همکاری و مدیریت محتوا میباشد که به کاربران کمک میکند تا بهرهوری خود را افزایش دهند و امکان اشتراکگذاری اسناد و همکاری همزمان روی پروژهها را داشته باشند. یکپارچگی شیرپوینت با سایر ابزارهای مایکروسافت به کاربران اجازه میدهد تا از امکانات متنوع این ابزارها به صورت یکپارچه استفاده کنند. امنیت بالا شیرپوینت برای حفاظت از اطلاعات حساس و منابع سازمانی، قابلیت سفارشیسازی بالا در شیرپوینت و مدیریت اسناد و محتوا از دیگر مزایای مهم در شیرپونت بشمار میآیند.
یکی از معایب شیرپوینت پیچیدگی آن در استفاده است. کاربران جدید ممکن است برای یادگیری و استفاده از تمامی امکانات آن به زمان و آموزش نیاز داشته باشند. استفاده از شیرپوینت، به ویژه نسخههای سرور، میتواند هزینهبر باشد. این شامل هزینههای لایسنس، نگهداری و پشتیبانی است. شیرپوینت برای عملکرد بهینه نیاز به منابع سختافزاری قوی دارد. این میتواند برای سازمانهای کوچک و متوسط چالشبرانگیز باشد.
برخی از کاربران ممکن است با مشکلات سازگاری بین نسخههای مختلف شیرپوینت و سایر نرمافزارها مواجه شوند. این میتواند به مشکلات در انتقال دادهها و استفاده از امکانات جدید منجر شود. همچنین شیرپوینت نیاز به مدیریت و نگهداری مداوم دارد. این شامل بهروزرسانیها، پشتیبانگیری و نظارت بر عملکرد سیستم است.
مجتمع فنی هنرمعاصر یک منبع عالی برای یادگیری تخصصی ماکروسافت شیرپوینت است. هنرمعاصر بصورت حضوری و آنلاین نتنها ماکروسافت شیرپوینت بلکه دیگر نرمافزارهای مهم ماکروسافت مانند ورد، پاورپوینت، اکسل، اکسس و اصول پایه کامپیوتر را با بهترین اساتید و امکانات کامل آموزشی به شما آموزش میدهد. و در پایان دوره مدرک معتبر و بینالمللی به شما اعطا مینماید.همچنین با شرکت در دوره icdl فنی حرفه ای میتوانید مهارت های هفتگانه کامپیوتر را به اساتید خبره به صورت حرفه ای آموزش ببینید.
نتیجهگیری
همانطور که متوجه شدید شیرپوینت به عنوان یک ابزار چند منظوره، کاربردهای گستردهای دارد از جمله مدیریت محتوا و مستندات، پورتال داخلی و شبکه اجتماعی سازمانی، همکاری تیمی، و خدمات میزبانی فایل. شیرپوینت قابلیت ایجاد و مدیریت جریانهای کاری (Workflow) را نیز داراست. باید بدانید بلد بودن این نرمافزار رزومه کاری شما را ارتقا میدهد و موقعیتهای گوناگون شغلی برای شما فراهم میسازد. به شما پیشنهاد میکنم هرچه سریعتر اقدام به یادگیری ماکروسافت شیرپوینت نمایید.
